Spolek musí vědět, kdo ho vede a co schůze odsouhlasily — pro spolkový rejstřík, pro dotace i pro sebe, až se za rok bude ptát „kdy jsme to vlastně schválili?".
Orgány spolku
Spolek → Orgány spolku → Zapsat funkci: koho spolek zvolil, do jaké funkce, kdy a na jak dlouho.
- Podpisové právo se zaškrtává u funkce a předvyplňuje se podle jejího typu (předseda, místopředseda, jednatel) — stanovy to ale mohou mít jinak, proto jde přepnout.
- Kdo podepisuje smlouvy s pořadateli, určíte ikonou pera u funkcionáře s podpisovým právem. Podepisuje právě jeden; když pero předáváte, aplikace se zeptá, zda nahradit současného.
- Funkční období vyplňte podle stanov (obvykle tři nebo pět let). Aplikace pak hlídá, kdy končí: nejdřív žlutě „brzy končí", po uplynutí červeně „období vypršelo" — a hlásí to i na nástěnce. Výbor bez platného mandátu je problém, o kterém je lepší vědět dřív než u notáře.
- Když funkce skončí (rezignace, odvolání, nová volba), vyplňte u ní Funkce skončila. Nemažte ji — historie orgánů je podklad pro rejstřík i výroční zprávu.
Zápisy a usnesení
Spolek → Zápisy a usnesení → Nový zápis. Vyberete-li událost z kalendáře, datum a místo se doplní samy.
- Účast: aplikace z počtu přítomných a celkového počtu členů řekne, jestli byla schůze usnášeníschopná (obvyklé stanovy chtějí nadpoloviční většinu). Neusnášeníschopná schůze nemohla platně nic schválit — v seznamu je to vidět červeně.
- Zápis píšete vlastními slovy do textového pole.
- Usnesení se zapisují zvlášť, každé s číslem a poměrem hlasů. Odkazuje se na ně směrnice, smlouva i zápis do rejstříku, takže je praktické mít je dohledatelné jednotlivě, ne utopené v textu.
- Podepsaný zápis naskenujte a nahrajte jako přílohu k zápisu.
Podklad pro rejstřík
Změnu ve výboru musí spolek nahlásit do spolkového rejstříku. Aplikace k tomu připraví údaje k opsání do formuláře na or.justice.cz i přílohy, které soud žádá — celý postup má vlastní návod Podklad pro spolkový rejstřík.
Nabízí se jen funkce, které rejstřík vede: statutární orgán (kdo má podpisové právo) a kontrolní orgán (revizor). Pokladník ani člen výboru bez podpisového práva se do rejstříku nezapisuje.
Kdo to vidí
Orgány i zápisy si přečte každý člen — kdo spolek vede a co se odsouhlasilo, není před členy tajemství. Zapisovat a měnit je smí ten, kdo má oprávnění Spravovat orgány, zápisy a usnesení (v šablonách rolí administrátor).
Podklad pro rejstřík vidí jen ten, kdo agendu spravuje — jsou v něm data narození a adresy bydliště funkcionářů, a to není údaj pro celý spolek.