Tento dokument je smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Uzavírá se mezi spolkem, který v aplikaci Moje Divadlo vede svou agendu (dále „správce“), a provozovatelem služby (dále „zpracovatel“). Správce ji uzavírá přijetím Podmínek služby; podepisovat se nic nemusí.
1. Smluvní strany
- Správce: spolek, jehož oprávněný zástupce v aplikaci spolek založil. Správce rozhoduje, proč a jak se osobní údaje jeho členů zpracovávají.
- Zpracovatel: Lukáš Hůla, IČO 74134558, se sídlem Františka Průši 796, 263 01 Dobříš, info@moje-divadlo.cz.
2. Předmět, povaha a účel zpracování
Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně za účelem provozu aplikace Moje Divadlo pro správce — tedy aby správce mohl vést evidenci členů, program, dokumenty a hospodaření spolku. Zpracování má podobu ukládání, zobrazování, úprav, zálohování a mazání údajů v rozsahu funkcí, které správce v aplikaci používá.
3. Doba zpracování
Po dobu, po kterou má správce v aplikaci založený spolek. Po zrušení spolku zpracovatel údaje smaže do 30 dnů; zálohy se přepisují nejpozději do 90 dnů.
4. Kategorie subjektů a údajů
- Subjekty údajů: členové spolku (včetně těch, kteří v aplikaci nemají účet), hosté a spolupracující osoby, kontaktní osoby pořadatelů a prostor, zájemci o členství.
- Údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefon, adresa, datum narození, bankovní spojení, fotografie, role a funkce ve spolku, docházka, údaje o proplácených nákladech a další údaje, které správce sám do aplikace vloží.
Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR (zdravotní stav, náboženské vyznání a podobně) aplikace neeviduje a správce je do ní nemá vkládat.
5. Povinnosti zpracovatele
- Zpracovávat údaje pouze podle pokynů správce, tedy v rozsahu funkcí aplikace, které správce používá; k vlastním účelům je nepoužívat a nikomu je neprodávat.
- Zavázat mlčenlivostí každého, kdo se k údajům dostane, a to i po skončení spolupráce.
- Zavést a udržovat přiměřená technická a organizační opatření (bod 7).
- Být správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz, přenositelnost) — aplikace k tomu má export údajů a smazání účtu přímo v uživatelském rozhraní.
- Být správci nápomocen při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR (zabezpečení, ohlašování porušení, posouzení vlivu).
- Po ukončení služby údaje podle volby správce vrátit nebo smazat (bod 3); export dat spolku je dostupný kdykoli v aplikaci.
- Poskytnout správci informace potřebné k doložení plnění těchto povinností a umožnit audit — po předchozí domluvě a v rozsahu, který neohrozí data jiných spolků.
- Neprodleně správce upozornit, pokud by pokyn podle názoru zpracovatele porušoval právní předpisy.
6. Další zpracovatelé
Správce dává zpracovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele za podmínky, že jim uloží stejné povinnosti jako v této smlouvě. Aktuální seznam:
- INTERNET CZ, a.s. (Forpsi), Česká republika — server a databáze aplikace, úložiště nahraných příloh, odesílání provozních e-mailů (pozvánky, ověření adresy, upozornění). Zpracování probíhá v České republice.
- Ploi, Nizozemsko — nástroj pro správu serveru. K údajům nepřistupuje pro vlastní účely, technicky ale má k serveru přístup, proto je uveden.
- Backblaze, Inc., Spojené státy — zálohy mimo server poskytovatele hostingu. Zálohy jsou uloženy v datovém centru v Nizozemsku.
- Functional Software, Inc. (Sentry), Spojené státy — sběr hlášení o chybách aplikace. Data jsou uložena v datovém centru v Německu; hlášení neobsahují e-maily, IP adresy ani obsah databázových dotazů.
- Seznam.cz, a.s. (Mapy.com), Česká republika — dopočet vzdálenosti k prostorům a náhled mapy u adresy prostoru nebo pořadatele. Předává se pouze adresa, nikoli údaje členů.
- Cloudflare, Inc., Spojené státy — statistika návštěvnosti veřejných stránek (Cloudflare Web Analytics). Měřicí skript běží pouze na veřejné části webu, nikoli v aplikaci za přihlášením, a nepoužívá cookies. Poskytovatel vidí IP adresu návštěvníka veřejné stránky; údaje členů spolku se mu nepředávají.
- Stripe Payments Europe, Limited, Irsko — zpracování plateb za předplatné tarifu. Předávají se fakturační a kontaktní údaje správce, nikoli údaje jeho členů. Údaje o platební kartě zadává správce přímo u Stripu a zpracovatel se k nim nedostane.
- Google Ireland Limited (Firebase Cloud Messaging), Irsko — doručování připomínek do mobilní aplikace členům, kteří si je zapnou. Předává se adresa zařízení pro doručení a text připomínky (název a čas zkoušky nebo představení), nikoli jméno ani e-mail člena. Zpracování se řídí podmínkami Google Cloud Data Processing Addendum; zprávy mohou být zpracovány i mimo Evropský hospodářský prostor na základě standardních smluvních doložek.
Zvolí-li uživatel přihlášení účtem Google, vystupuje Google Ireland Limited jako samostatný správce podle vlastních zásad, nikoli jako další zpracovatel.
Změnu v seznamu zpracovatel oznámí e-mailem správcům spolků nejméně 14 dní předem; správce může v té lhůtě smlouvu vypovědět.
Data aplikace — databáze, přílohy a zálohy — jsou uložena v Evropském hospodářském prostoru. Backblaze, Sentry, Cloudflare a Google mají sídlo nebo infrastrukturu ve Spojených státech, takže u nich nelze vyloučit přístup z třetí země. Údaje předané při platbě předplatného zpracovává Stripe i ve Spojených státech.
7. Zabezpečení
- Šifrovaný přenos (HTTPS) a šifrované uložení nejcitlivějších údajů (bankovní spojení).
- Přístup k datům spolku mají jen jeho členové podle rolí; data jednotlivých spolků jsou od sebe oddělená.
- Hesla se ukládají výhradně jako nevratný otisk.
- Přístupy provozovatele do spolku pro účely podpory se zaznamenávají do auditního protokolu, který správce vidí v aplikaci.
- Vstup pod identitou uživatele (podpora „vidím to, co vidí uživatel") spustí jen správce platformy zpracovatele, je časově omezený a zaznamenává se s uvedením důvodu i jména tohoto správce. Úkony provedené tímto způsobem nese v auditním protokolu jméno správce vedle jména uživatele.
- Pravidelné zálohování a aktualizace použitých komponent.
8. Porušení zabezpečení
Zpracovatel ohlásí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví, a poskytne mu informace potřebné pro případné ohlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů.
9. Závěrečná ustanovení
Smlouva se řídí právním řádem České republiky a trvá po dobu, po kterou zpracovatel pro správce zpracovává osobní údaje. Změny se oznamují stejně jako změny Podmínek služby. Popis zpracování z pohledu jednotlivce najdete v dokumentu Ochrana osobních údajů.