Peněžní deník je páteř jednoduchého účetnictví: každá koruna, která přišla nebo odešla, tu má doklad s číslem. Dobrá zpráva — většinu dokladů za vás zapisují ostatní moduly a vy sem chodíte hlavně číst.
Kdy zapisovat ručně
Jen když peníze neprošly fakturou, nákladem, výpisem ani knihou: vstupné vybrané v hotovosti, drobný nákup z pokladny.
- Finance → Peněžní deník → Nový příjem / Nový výdej.
- Vyberte místo (účet / pokladna), datum, částku a kategorii; doklad (účtenku, lístek) můžete nahrát rovnou ve formuláři.
- Číslo dokladu přidělí systém a už se nemění.
Má-li spolek dotaci, je pod výdajem sekce Hrazeno z dotace: vyberete položku rozpočtu a částku, zbytek jde z vlastních zdrojů. U příjmu vyberete v poli Přijatá dotace, ke které dotaci peníze patří — jak na dotace.
Co říkají grafy pod tabulkou
Pod deníkem jsou čtyři grafy, každý s vlastní volbou roku vpravo nahoře.
- Vývoj zůstatku — kolik měl spolek na účtu a v pokladně na konci každého měsíce. Odpovídá na otázku „máme na to?" a ukáže, kdyby pokladna klesla pod nulu. Převody mezi místy v něm jsou (peníze skutečně přešly).
- Příjmy a výdaje po měsících — sezóna hospodaření: kdy se hraje a kdy se jen platí nájem. Převody a stornované doklady tu nejsou, stejně jako v ročním přehledu. Proto rozdíl příjmů a výdajů nemusí sedět na změnu zůstatku — o převod se liší.
- Skladba příjmů a skladba výdajů — z čeho spolek žije a na co utrácí, podle kategorií dokladů. Drobné kategorie za osmou jsou sloučené do Ostatní.
Vývoj zůstatku za letošní rok vidíte i na nástěnce, jakmile má spolek první doklad. Čísla ve všech grafech jsou v celých korunách a najedete na ně myší.
Převod mezi místy (výběr do pokladny)
Akce Převod v deníku založí pár dokladů — výdej z jednoho místa a příjem na druhé. Do příjmů a výdajů spolku se nepočítá (peníze jen změnily kapsu), v zůstatcích ano. Proto převod nikdy nezapisujte jako samostatný příjem a výdej — rozbili byste přehledy.
Oprava omylu: smazat, nebo stornovat?
Řada dokladů nesmí mít díry — proto platí:
- Čerstvý omyl (doklad je poslední ve své řadě, pozná se podle ikony koše): jde smazat, číslo dostane další zápis.
- Cokoli staršího: storno — doklad zůstane v řadě přeškrtnutý, součty ho ignorují. Důvod se zapisuje.
- Doklady vzniklé z nákladu či faktury se nemažou nikdy (zdroj by zůstal proplacený bez dokladu) — jen storno.
- Vznikl-li doklad z bankovního výpisu nebo vypořádal záznam knihy, smazání i storno vrátí navázané věci zpět — pohyb výpisu mezi nové, závazek mezi otevřené.
Úpravy dokladu (popis, kategorie, částka) jsou možné do uzávěrky roku; číslo, místo a směr se nemění nikdy.
Stav „doloženo"
Každý doklad hlásí, zda k němu existuje podklad (účtenka, výpis, faktura). Chybí není chyba, ale připomínka — doplňte podklad v detailu dokladu, ať je šanon úplný, než přijde kontrola.