Schůze schválila rozpočet na rok a výbor se pak celý rok ptá: kolik jsme plánovali a kolik už utratili? Finance → Rozpočet to ukáže vedle sebe: plán, skutečnost z peněžního deníku a co zbývá. Rozpočet je modul tarifu Spolek a vyšších, stejně jako účetnictví, na kterém stojí.
Kdy rozpočet dělat
Obvykle na podzim nebo v lednu, před schůzí, která ho schvaluje. V nabídce roků je příští rok vždy, i když ještě nemá jediný doklad, takže plán připravíte dopředu a schůzi ho promítnete přímo z aplikace. Během roku se k němu vracíte při každém větším nákupu: „máme na to ještě v Materiálu?“
Jak rozpočet vyplnit
- Otevřete Finance → Rozpočet a vyberte rok.
- Ke každé kategorii příjmů a výdajů napište plánovanou částku. Kategorie jsou ty z peněžního deníku, nic nového se nevymýšlí — proto pak sedí skutečnost a přehledy pro daňové přiznání.
- Stiskněte Uložit rozpočet. Kategorie bez částky zůstanou v přehledu
jen se skutečností; žádná kategorie plán mít nemusí.
Částky pište, jak jste zvyklí: „40 000“ i „40000,50“ aplikace přečte.
Rozpis kapitoly, když ho chcete
U kategorie, kde víte, co se za peníze koupí, klikněte na šipku před názvem: rozbalí se řádky rozpisu, třeba „Zvuková aparatura 40 000, powerbanky 3 000“. Plán kategorie je pak součet položek a částku už nepřepisujete ručně. Rozbalit vše nad tabulkou ukáže rozpis všech kategorií, třeba k promítnutí na schůzi. Uložíte vše jedním tlačítkem dole.
Rozpis je jen plán. Skutečnost se dál sleduje za celou kategorii a doklady k položkám nepárujete. U kategorie, kde rozpis nedává smysl (honorář, nájem), napište částku rovnou. Smažete-li všechny řádky rozpisu, pole s částkou se zase odemkne.
Rezerva
Nepište do plánu zaokrouhlené číslo „pro jistotu“. Přidejte rezervu jako vlastní řádek rozpisu: odkaz Přidat rezervu 10 % ji doplní z součtu ostatních položek, částku upravíte. Schůze i revizor tak vidí, s čím počítáte navíc, a během roku řádek přejmenujete podle toho, na co rezerva padla.
Co říkají sloupce
- Skutečnost je součet nestornovaných dokladů dané kategorie v daném roce. Převody mezi účtem a pokladnou tu nejsou, nejsou to příjmy ani výdaje.
- Z toho z dotací u výdajů ukazuje, kolik z utracených peněz kryjí dotace — podle částek „z dotace“, které jste zadali u dokladů (jak na dotace).
- Zbývá je plán minus skutečnost. U výdajů červeně, když jste plán překročili; u příjmů zeleně, když jste vybrali víc, než jste čekali.
- Čerpání je skutečnost v procentech plánu.
- Výsledek roku srovná plánovaný a skutečný rozdíl příjmů a výdajů. Záporný plán je v pořádku, když spolek vědomě čerpá úspory z minulých let; jen o tom má schůze vědět.
Příští rok
Nezačínejte od nuly: Převzít plán z loňska doplní loňské částky i rozpisy do prázdných řádků, vyplněné nechá být. Upravte, co se mění, a uložte. Loňský rozpočet zůstává v nabídce roků k porovnání.
Rozpočet spolku není rozpočet dotace
Rozpočet dotace je opis žádosti pro poskytovatele a žije u dotace (jak na dotace): jeho položky určuje formulář poskytovatele a dvě dotace na jednu sezónu se překrývají různě. Tady je celý rok spolku: vstupné, nájmy, honoráře, materiál — včetně toho, co žádná dotace nekryje. Kolik z výdajů dotace skutečně pokryly, ukáže sloupec „z toho z dotací“, spočítaný z dokladů.
Kdo rozpočet vidí a mění
Číst ho může každý s právem vidět účetnictví, měnit ten, kdo smí zapisovat doklady. Každé uložení zapíše do auditu, které kategorie se změnily a z jaké částky na jakou.