Finance v aplikaci mají víc míst, kam se dá klikat — ale rozhodování je jednoduché, když víte, co se právě stalo. Najděte svou situaci:
Peníze mají přijít (spolek má dostat zaplaceno)
- Odehráli jsme představení a pořadatel má platit → nic nezakládáte ručně. V seznamu představení u odehraného termínu klikněte na ikonu Vystavit fakturu pořadateli — celý postup.
- Někdo spolku dluží z jiného důvodu (vratná kauce, zápůjčka, slíbený dar) → Finance → Pohledávky a závazky → Nový ruční záznam typu pohledávka.
Peníze mají odejít (spolek má platit)
- Přišla faktura e-mailem → postup krok za krokem. Krátká verze: bude-li ležet do splatnosti, zapište ji do Pohledávek a závazků (PDF se vytěží samo); platíte-li hned, stačí po platbě rovnou výdaj v deníku.
- Člen zaplatil něco ze svého (materiál, jízdenka, benzín) → člen si zadá náklad ve Finance → Náklady; spolek ho schválí a proplatí — postup. Do deníku se výdaj zapíše sám.
- Přišel doklad za předplatné aplikace → zapište ho jako výdaj v deníku, PDF přiložte. Kde doklad najít a jak se předplatné platí — tarif a předplatné.
Schůze schvaluje rozpočet
- Připravujete rozpočet na příští rok → Finance → Rozpočet, vyberte příští rok a ke kategoriím deníku napište plán; kapitolu jde rozepsat na položky s rezervou. Během roku tu vidíte plán proti skutečnosti — postup.
Spolek dostal dotaci
- Město (kraj, nadace) přiznalo dotaci → Finance → Dotace → Nová dotace s položkami rozpočtu podle žádosti. U každého výdaje pak v deníku řeknete, kolik z něj hradí dotace, a soupis k vyúčtování stáhnete jedním klikem — postup.
- Dotace přišla na účet → příjmový doklad kategorie Dotace a v poli Přijatá dotace vyberte, ke které patří.
Peníze se pohnuly na účtu
- Stáhli jste výpis z banky → Finance → Bankovní výpisy → Nahrát výpis. Aplikace platby přečte, navrhne, k čemu patří, a vy je potvrdíte — postup.
- Výběr z účtu do pokladny (nebo naopak) → Peněžní deník → akce Převod. Nikdy to nezapisujte jako příjem a výdaj zvlášť — proč.
Přímý zápis do deníku
- Hotovost bez vazby na cokoliv (vstupné v kase, drobný nákup z pokladny) → Peněžní deník → Nový příjem / Nový výdej — postup.
Zlaté pravidlo
Doklad v peněžním deníku skoro nikdy nezakládáte ručně — vzniká sám při proplacení nákladu, úhradě faktury, zaúčtování výpisu i vypořádání záznamu knihy. Ruční zápis je jen pro peníze, které žádnou z těch cest neprošly. Když si nejste jistí, začněte tím, co se stalo (faktura, účtenka, pohyb na účtu), ne deníkem.