Náklady jsou cesta, jak členové přestanou posílat účtenky e-mailem a hospodář je přestane přepisovat. Člen zadá, spolek schválí, proplatí — a doklad v deníku vznikne sám.
Člen: jak zadat náklad
- Finance → Náklady → Nový náklad.
- Vyberte typ, částku, datum a vyfoťte účtenku rovnou do formuláře. Nabídku typů si spolek nastavuje sám, takže tam bývá Rekvizity a kostýmy nebo Provoz zkušebny — vyberte, co sedí, a nepřemýšlejte, kam to patří účetně. To za vás rozhodl typ. Můžete navázat na představení — spolek pak vidí, kolik ho který termín stál.
- Odešlete. O schválení či zamítnutí přijde upozornění.
Účtenka se fotí přímo v mobilu: ťuknete na pole Účtenka a telefon nabídne vyfotit i vybrat z knihovny. Doklad na dvou snímcích (druhá strana, dvě jízdenky) není problém — vejde se jich pět. Fotku aplikace před odesláním zmenší, ať nežere mobilní data ani místo spolku; drobný tisk zůstává čitelný.
Účtenku po ruce nemáte (přijde e-mailem)? Náklad odešlete bez ní
a doklad přiložíte v jeho detailu, dokud čeká na schválení.
Cestovné vlastním autem
- Typ nákladu Cestovné, způsob dopravy vlastní auto.
- Kilometry se u představení spočítají samy ze vzdálenosti prostoru a zajížděk spolku (jde je přepsat — objížďka, jiný řidič). Sazbu za km určuje směrnice spolku, vybíráte jen kterou (např. s vozíkem / bez).
- Účtenka není potřeba — dokladem je cestovní doklad (viz níže).
Jel-li člen MHD nebo vlakem, zvolí hromadnou dopravu, zadá cenu jízdenky a jízdenku vyfotí jako účtenku.
Spolek: schválení a proplacení
- Kdo má právo schvalovat, vidí čekající náklady (i na nástěnce). Schválit / Zamítnout — zamítnutí vždy s důvodem.
- Proplatit: vyberete odkud (účet / pokladna); kategorii deníku i činnost nabídne aplikace podle typu nákladu, přepsat je můžete — výdajový doklad v deníku vznikne sám, s vazbou na náklad i účtenku. Platíte-li převodem a nahráváte výpisy, můžete místo toho počkat na výpis — platba se k nákladu spáruje podle částky a účtu člena.
- Hotovost: příjemce po převzetí klikne u nákladu na Potvrdit převzetí — nahrazuje podpis na papírovém pokladním dokladu. Člen bez účtu kliknout nemůže; jak to řešit, je níže.
Cestovní doklad (tiskopis do šanonu)
U schváleného cestovného najdete ikonu Cestovní doklad — PDF s trasou, kilometry, sazbou a podpisovými záznamy. Tisknout ho nemusíte, ale při kontrole je to papír, který se předkládá. Právní oporu dává směrnice o cestovních náhradách — návrh vám aplikace složí v Nastavení → Provoz (Stáhnout návrh směrnice); před prvním použitím ji nechte posoudit účetní.
Náklad za člena, který aplikaci nepoužívá
Vede-li spolek člena jen v evidenci (nemá účet, do aplikace nechodí), zapíše mu náklad pokladní: ve formuláři nákladu je navíc pole Za člena — vyberte ho a zbytek vyplňte jako obvykle. Schválení i proplacení pak běží stejně jako u ostatních.
Hotovost si takový člen nepotvrdí v aplikaci — podepíše papírový pokladní doklad. U proplaceného nákladu pak klikněte na Zaznamenat podpis na dokladu; sken podepsaného dokladu můžete přiložit, ale nemusíte — podpisem zůstává papír v šanonu, aplikace si jen poznamená, kdo a kdy podpis zaznamenal. Na dokladu deníku i v detailu nákladu je proto napsáno „podpis na papírovém pokladním dokladu", ne „potvrdil v aplikaci". Náklad tím zmizí z filtru Čeká na potvrzení.
Pole Za člena i záznam podpisu vidí jen ten, kdo má oprávnění Zadávat náklady za členy bez účtu a zaznamenat jejich podpis na dokladu (šablona Účetní i Administrátor ho mají).
Náklad za člena, který účet má
Podá-li vám člen účtenku do ruky, místo aby si náklad zadal sám, zapíše ho za něj administrátor: v poli Za člena se mu nabízejí i členové s účtem (označení „má účet"). Potřebuje k tomu oprávnění Zadávat náklady i za členy s účtem — má ho šablona Administrátor, šablona Účetní ne.
Člen dostane upozornění, že za něj někdo náklad zapsal, a doklad najde mezi svými náklady. Dokud čeká na schválení, může ho sám opravit. Převzetí hotovosti potvrzuje sám v aplikaci jako u vlastního nákladu; podpis na papírovém dokladu se zaznamenává jen u členů bez účtu.
Kdo co smí
Běžný člen zadává a vidí jen svoje náklady. Schvalování a proplácení má, kdo dostal příslušné oprávnění (šablona Účetní ho má). Placeno-li kartou spolku, popište to v poznámce — proplacením se jen zaeviduje už proběhlý odchod peněz, členovi se nic neposílá.
Stravné?
Zákonné stravné náleží zaměstnancům — členům spolek poskytuje náhrady podle vlastní směrnice, a tam stačí kilometry × sazba. Výjimečné proplacení jídla jde zadat jako běžný náklad s účtenkou.