Účetnictví má pár slov, která zní úředně, ale skrývají jednoduché myšlenky. Tady jsou lidsky.
Číselná řada
Každý doklad dostane číslo jako U26P-0001: Učet, rok 2026, Příjem, pořadí 0001. Řada musí být souvislá — proto se doklady nemažou (jen poslední v řadě, dokud je čerstvý) a proto číslo přiděluje systém. Díra v číslování je první věc, na kterou se kontrola ptá.
Storno
Doklad se nemaže, ale přeškrtne: zůstane v řadě (číslování drží), ale součty ho přestanou počítat. K stornu se píše důvod — za rok si ho nikdo nepamatuje.
Doloženo / chybí doklad
Ke každému pohybu peněz má existovat papír či soubor: účtenka, faktura, výpis. Aplikace stav hlídá u každého dokladu; chybí neblokuje práci, jen připomíná, co doplnit do šanonu.
Variabilní symbol (VS)
Číslo, které platbu spojí s fakturou — jako jmenovka na balíku. Vy ho dáváte na vystavené faktury (aplikace automaticky), dodavatelé na své. Díky němu umí aplikace platby z výpisu párovat najisto.
Průběžná položka (převod)
Výběr z účtu do pokladny není příjem ani výdaj — peníze jen změnily kapsu. Účetně se tomu říká průběžná položka: v deníku je pár dokladů, v přehledu příjmů a výdajů nic. Proto se převody zapisují akcí Převod, ne dvěma zápisy.
Pohledávka a závazek
Pohledávka = někdo dluží spolku. Závazek = spolek dluží někomu. Kniha pohledávek a závazků je seznam nezaplaceného — vydané faktury a schválené náklady se do ní počítají samy, ručně zapisujete jen zbytek (přijaté faktury, zálohy, kauce).
Hlavní vs. hospodářská činnost
Hlavní činnost je to, kvůli čemu spolek existuje — hraní divadla. Daní se, jen když je za celý rok zisková. Hospodářská (vedlejší) činnost je vydělávání bokem — reklama na plakátě, pronájem vozíku — a daní se vždy. Proto má každý doklad přepínač činnosti a kategorie nesou výchozí hodnotu; přehledy pak daně spočítají správně.
Daňové režimy příjmů
- dotace — není předmětem daně,
- členské příspěvky dle stanov — osvobozené,
- dary na činnost spolku — osvobozené,
- hlavní činnost — daní se jen při celkovém zisku,
- hospodářská činnost — daní se vždy.
Kategorie příjmů v Nastavení nesou režim předvyplněný — vybíráte jen kategorii a o daňové třídění se stará aplikace.
Dotace a položka rozpočtu
Poskytovatel (město, kraj, nadace) přiznává dotaci na položky rozpočtu z žádosti — třeba „Licence“ 22 000 Kč z celkových 50 000 Kč. Na konci chce soupis dokladů se sloupci částka celkem a z toho z dotace. Proto se u výdaje v deníku píše částka, ne fajfka: doklad za 50 000 Kč hradí dotace jen z části a zbytek je spoluúčast spolku.
Rozpočet a rozpis kapitoly
Rozpočet je plán příjmů a výdajů na rok, který schvaluje schůze, členěný podle kategorií deníku, aby se dal srovnat se skutečností. Kapitola je jedna kategorie v rozpočtu; její rozpis jsou položky „co se za to koupí“ (aparatura, powerbanky, rezerva), plán kapitoly je jejich součet. Rozpis je jen plán: skutečnost se sleduje za kategorii, doklady se na položky nepárují.
Peněžní místo
Kapsa, ve které spolek drží peníze: bankovní účet nebo hotovostní pokladna. Každé místo má vlastní číselné řady dokladů a vlastní zůstatek; míst může být víc (dva účty, dvě pokladny).
Uzávěrka
Zámek roku: po ní už do dokladů nejde sahat, zůstatky se přenesou do nového roku jako počáteční stavy. Chrání vás — co je uzavřené a vykázané, nikdo omylem nezmění.