Když se změní výbor, musí to spolek nahlásit do spolkového rejstříku. Návrh se podává inteligentním formulářem na or.justice.cz — vyplňuje se u soudu online a podepisuje elektronicky nebo úředně ověřeným podpisem, takže ho aplikace za vás vyplnit ani odeslat nemůže. Připraví vám ale všechno, co do něj patří, a přílohy, které si soud vyžádá.
Spolek → Podklad pro rejstřík.
Než se v podkladu něco objeví
Podklad se skládá z toho, co máte zapsané v Orgány spolku. Nabízí jen funkce, které rejstřík skutečně vede:
- statutární orgán — funkce se zaškrtnutým podpisovým právem,
- kontrolní orgán — revizor.
Pokladník ani člen výboru bez podpisového práva se do rejstříku nezapisuje, a proto se v podkladu neukáže.
Je-li podklad prázdný, i když výbor zapsaný máte, projděte tři věci:
- Podpisové právo. U funkce v Orgány spolku musí být zaškrtnuté. Předvyplňuje se podle funkce (předseda, místopředseda, jednatel), ale stanovy to mohou mít jinak, tak si to u každé funkce zkontrolujte.
- Funkce trvá. Skončená funkce, která se do rejstříku nikdy nedostala, se nezapisuje ani nevymazává — nemá tam co dělat.
- Není už odkliknutá. Funkce s vyplněným Zapsáno do rejstříku je z pohledu aplikace vyřízená. Datum najdete u funkce v sekci Spolkový rejstřík.
Co podklad vypíše
- Navrhovatel — název spolku, IČO, sídlo, rejstříkový soud a spisová značka, v pořadí, v jakém se na ně formulář ptá. Soud a spisovou značku ARES nevrací, doplňte si je v Nastavení spolku; u spolků začíná značka písmenem L.
- Osoby k zápisu — jméno, funkce, den vzniku funkce, datum narození a adresa bydliště.
- Doklad o volbě — zápis ze schůze, na které se volilo, i s čísly usnesení. Jak se s funkcí páruje, je popsané níž.
Jak se doklad o volbě páruje se zápisem
Spojuje je jedině datum. Aplikace porovnává dvě pole:
- Zvolen dne u funkce v Spolek → Orgány spolku,
- Konala se u zápisu v Spolek → Zápisy a usnesení.
Zápis se k funkci nepřiřazuje ručně a usnesení se u funkce nevybírá.
Píše-li podklad zápis ze schůze ke dni volby v aplikaci není, obě data se nepotkala. Zapište schůzi v Zápisy a usnesení s datem dne volby, nebo opravte Zvolen dne u funkce, bylo-li tam datum špatně. Musí souhlasit na den — o den vedle už se doklad nenajde.
Do podkladu se ze zápisu dostane jen jeho název a čísla usnesení, ne text ani příloha. Podepsaný sken si k zápisu nahrajte jako přílohu, ať ho máte pohromadě, ale k návrhu na justici ho přikládáte sami — podklad ho jen připomíná.
Na co si dát pozor:
- Zápis bez usnesení se ve sloupci ukáže taky, jen bez čísel. Naopak usnesení o volbě zapsané u schůze z jiného dne se neuplatní.
- Dva zápisy z téhož dne — vezme se první z nich, ne nutně ten s volbou.
- Volba mimo schůzi (per rollam, jmenování) doklad nenajde nikdy. Číslo usnesení si v takovém případě do formuláře opište sami.
Co chybí, to podklad pojmenuje a nedomýšlí — nechá tečky a řekne, co doplnit. Datum narození a adresu bydliště si vyplňuje každý člen sám v Můj účet; údaje spolku patří do Nastavení spolku.
Jak návrh podat
- Na or.justice.cz otevřete formulář Návrh na zápis změny zapsaných údajů pro spolek. PDF vzniká až na straně soudu.
- Údaje opište z podkladu. Pořadí polí formuláři odpovídá. Celý podklad si můžete stáhnout tlačítkem Podklad (PDF) v hlavičce stránky.
- Přiložte za každou zapisovanou osobu Souhlas s výkonem funkce, se zápisem do rejstříku a čestné prohlášení — stáhnete ho u řádku tlačítkem Souhlas a prohlášení. Podpis na souhlasu musí být úředně ověřený.
- Přiložte zápis ze schůze s usnesením o volbě. Podepsaný sken nahrajte jako přílohu k zápisu v aplikaci, ať ho máte pohromadě.
- Návrh podepíše člen statutárního orgánu — elektronicky, nebo úředně ověřeným podpisem na papíře.
Vygenerované texty jsou pracovní návrh sestavený z vaší evidence, ne hotový právní dokument. Formulace si projděte podle svých stanov a podle toho, co po vás rejstříkový soud chce.
Po zápisu to odklikněte
Až rejstřík změnu zapíše, klikněte u funkce na Označit za zapsané. Aplikace se do rejstříku podívat neumí, takže bez toho by vám tutéž funkci nabízela pořád dokola. Zapsal-li soud jiným dnem, datum opravíte u funkce v sekci Spolkový rejstřík.
Výmaz skončené funkce
Skončí-li funkce, která v rejstříku zapsaná je, objeví se v oddílu K výmazu z rejstříku — do rejstříku patří návrh na výmaz. Podává se stejným formulářem a po provedení se odklikne Označit výmaz za provedený.
Proto se skončené funkce v Orgány spolku nemažou: vyplňte u nich Funkce skončila. Historie orgánů je podklad pro rejstřík i pro výroční zprávu.
Kdo to vidí
Podklad vidí jen ten, kdo má oprávnění Spravovat orgány, zápisy a usnesení (v šablonách rolí administrátor). Jsou v něm data narození a adresy bydliště funkcionářů, a to není údaj pro celý spolek — zbytek spolkové agendy si přečte každý člen.